Sistem Manajemen Properti : Rincian, Penilaian, Pengelolaan dan Pembayaran

Bagi anda yang pelaksanaan manajemen properti, rincian anggaran dalam penilaian properti sangatlah penting di tambah dengan pengelolaan yang akan membutuhkan waktu dengan waktu tertentu sehingga dalam proses pengelolaan tersebut berjalan dengan lancar dengan pembiayaan pembayaran yang sistematis serta terperinci dan benar.

Nah dalam artikel kali ini penulis mencoba untuk menjelaskan bagaimana tahapan dalam menjalankanya.

Manajemen Properti Rincian Pengelolaan dan Pembayaran

A. Menjalankan Rincian dan Proses Manajemen Properti Secara Tepat

Jika dilihat dari tujuannya dapat kita tarik kesimpulan bahwa dalam rincian manajemen ini akan menyajikan informasi yang secara umum merupakan profesionalisme dalam menjalankan tanggung jawab dimana tugas dalam manajemen properti tersebut diserahkan dan dilaksanakan secara tepat dan cepat.

Nah disini sistem manajemen properti diharapkan akan menjadi tolak ukur yang sangat penting dalam menyelesaikan tugas dan tanggung jawabnya, serta mampu secara tepat dan cepat terselesaikan seiring dengan perubahan-perubahan yang memungkinkan terjadi ataupun perubahan yang tidak dapat disangka-sangka seperti bencana alam.

Dan akan kemungkinan terjadi fluktuasi misalnya dalam penilaian ulang harga sewa menyewa, nah disini setiap persoalan dapat terselesaikan dengan baik dalam perjanjian kontrak sewa menyewa atau bahkan perubahan pada fisik bangunan properti tersebut.

Nah dalam penilaiannya perlengkapan data-data dari manajemen properti haruslah dilengkapi data properti seperti berikut ini :

Penyusunan Properti

Disetiap palam penyusunan data properti dari setiap produk harus dicatat secara terperinci baik mengenai kontrak sewa menyewa yang telah dilaksanakan dan harus dilengkapi dengan data data seperti berikut ini :

Nama pemilik dan alamat pemilik. Nama pemilik dan alamat pemilik harus dilengkapi diamana dapat dipastikan kebenarannya dari data data tersebut. Dengan tujuan untuk menghindari akan terjadinya pemalsuan data alamat properti.
Status kepemilikan properti. Dalam strateginya status kepemilikan harus jelas apakah ia sebatas sebagai penyewa atau bisa jadi sebagai seorang broker properti, karena ada beberapa broker properti yang menggunakan hal ini biasanya mereka (broker) akan menyewakan properti tersebut kepada orang lain atau kliennya.

Perlengkapan dari persyaratan kontrak yang dibuat. Dalam persyaratnya kontrak harus tertuang dengan jelas perpasalnya dengan menggunakan bahasa yang disepakati (bahasa indonesia atau bahasa sehari-hari) antara pemegang hak milik dan dengan penyewa properti.
Besaran atau nominal dari harga sewa setiap tanggal pembayarannya. Dalam beberapa kejadian dilapangan dapat dinyatakan bahwa dalam proses pembayaran satuan mata uang yang berlaku menjadi patokan dan sesuai dengan kesepatan bisa dalam bentuk rupiah atau mata uang asing atau bahkan sistem barter (BT) dengan barang yang sesuai tergantung kesepakatan antara penjual dan pembeli/penyewa. Serta keterangan yang jelas mengenai tanggal pembayaran dan sangsi yang dikenakan dengan kemungkianan yang terjadi apabila terjadi keterlambatan dalam pembayaran sewa menyewa.

Rincian Anggaran. Dalam hal ini rincian penggunaan anggaran diperlukan kesesuaian. Dimana penggunaan properti bangunan harus sesuai dengan isi kontrak yang disepakati serta setiap perubahannya harus dilaporkan kepada pengelola properti atau pemegang hak.
Data pelengkap. luas lantai atau bangunan harus digunakan satuan m2.
Penilaian harga kontrak sewa menyewa akan disepakati atau ditinjau ulang sesuai dengan waktu yang telah disepakati. Karena hal ini bisa mengakibatkan turunnya atau naiknya harga sewa yang harus dibayar oleh penyewa tersebut.

Data data pajak pengeluaran properti yang harus dibayarkan. Contoh seperti Surat Pemberitahuan Pajak Terhutang (SPPT), fotocopy data data pendukung seperti: sertifikat tanah, IMB, gambar denah bangunan dan lain-lain yang diperlukan.
Jatuh tempo tanggal berakhirnya kontrak sewa menyewa yang harus disepakati. Nah dalam jangka waktu tertentu biasanya pemegang hak akan memberikan waktu toleransi pengosongan apabila berakhirnya kontrak sewa atau kemungkinan adanya perpanjangan sewa menyewa.

Perjanjian pemilik dan penyewa. Hal-hal yang tertuang secara khusus yang diinginkan oleh pemilik terhadap penyewa ataupun sebaliknya perlu dibuat perjanjiannya.
Data mengenai asuransi properti. Besarnya premi asuransi yang harus dibayar, jenis asuransi yang diikuti, jangka waktu berakhirnya asuransi.

Data dan Informasi Tambahan Sebagai Aspek Penilaian, Pengelolaan Manajemen Properti

Dalam hal ini data dan Informasi tambahan mencakup data mengenai.

Batasan pengelolaan. Sejauh mana yang menjadi batas tanggung jawab dan kewajiban dalam melakukan pengelolaan properti.
Menyewakan kepada pihak ketiga. Perlu dibuat kebijakan yang mengatur masalah ini sehingga tidak terjadi masalah dalam ketentuan kontraknya dengan pemilik dan penyewa dan juga dengan pihak ketiga.

Perubahan-perubahan yang diijinkan. Setiap perubahan yang akan dilakukan oleh penyewa harus mendapatkan ijin terlebih dahulu dari pengelola, seperti penyewa yang akan melakukan perubahan design tata ruang sesuai dengan kebutuhannya.
Sertifikat Ijin Mendirikan Bangunan (IMB). Memastikan jangka waktu berlakunya IMB dan memastikan sesuai dengan peruntukannnya.
Hal-hal lainnya yang telah memperoleh suatu kesepakatan pemilik. Seperti kemungkinan bila terjadi kerusakan atau kehilangan yang disebabkan oleh penyewa.

Catatan-catatan dalam kontrak perjanjian dan penilaian harga sewa pasaran properti.

Termasuk di dalamnya yaitu catatan-catatan penting seperti :

Ada tidaknya pelanggaran kontrak. Sejauh mana pelaksanaan dari kesepakatan kontrak yang telah dibuat dan sangsi-sangsi yang diberlakukan apabila terjadi pelanggaran kontrak
Tinjauan sewa sesuai dengan yang berlaku di pasar. Penilaian ini dimaksudkan untuk mensiasati faktor persaingan yang terjadi untuk properti yang sejenis.

Recana Pengelolaan, Pemeliharaan dan atau penggantian.

Didalam rencana pengelolaan pemeliharaan dan atau pergantiannya akan meliputi beberapa aktivitas sebagai berikut :

Jadual rutin pemeliharaan (day to day maintenance) untuk jangka pendek. Tindakan yang harus dilakukan apabila terjadi sesuatu musibah, misalnya pintu tangga darurat tidak boleh terkunci selama ada aktivitas dalam gedung, tabung-tabung kebakaran harus bisa difungsikan dengan baik. Toilet harus selalu terjaga kebersihannya.
Untuk jangka menengah dan jangka panjang perlu adanya perbaikan atau penggantian bagian-bagian yang mengalami kerusakan fisik atau keusangan fungsi maupun ekonomis.

B. Pengelolaan Sistem Keuangan yang Benar

Kegiatan ini akan dilaksanakan oleh akuntan atau bagian keuangan. Namun demikian seorang properti manajer harus mengetahui sistem yang dipergunakan. Prinsip dasar sistem akunting harus mampu mendata :

Sistem Manajemen Properti : Rincian, Penilaian, Pengelolaan dan Pembayaran

Pembayaran dari faktur yang berkaitan dengan biaya pengeluaran properti.
Penagihan tunggakan sewa dari penyewa dan biaya-biaya lainnya yang harus dibayar oleh penyewa, dan
Langkah persiapan dan piutang klien mengenai uang yang harus dikembalikan.

Dalam kaitan ini, data-data yang harus diperhatikan meliputi :

Rincian mengenai penyewa serta kontraknya. Baik data-data yang bersifat kuantitas maupun kualitas dari penyewa.
Faktur-faktur. Memastikan faktur-faktur yang ada adalah wajar dan sesuai kebenarannya.
Kuitansi. Setiap kuitansi harus didata dan disimpan dengan baik sebagai arsip (file) jika suatu saat diperlukan.
Data Piutang. Besaran piutang dan kapan pelunasan dari masing- masing piutang tersebut.
Rincian keuangan para klien. Perlu diberikan catatan-catatan khusus terhadap klien yang mengalami masalah keuangan misalnya sering menunggak pembayaran sewa dari tanggal yang sudah ditetapkan.

C. Menghimpun dan Menganalisis Data Penting Lainnya

Data-data lainnya yang sangat penting bagi suatu pengelolaan manajemen properti yang benar meliputi :

a. Data mengenai asuransi properti (informasi ini berkaitan dengan) :

Penentuan dari nilai yang akan diasuransikan. Dalam hal ini dapat menggunakan jasa penilai independent untuk menentukan besarnya pertanggungan properti yang akan diasuransikan selain ada penaksir nilai dari pihak asuransi.

Rincian persyaratan dalam polis asuransi. Secara seksama memastikan persyaratan-persyaratannya sudah terpenuhi sesuai dengan ketentuan-ketentuan yang ada dalam polis asuransi tersebut.

Pembayaran premi. Besar dan jatuh tempoh setiap pembayaran premi yang menjadi kewajibannya.
Pembayaran kembali biaya asuransi dari penyewa. Apabila terjadi klaim dari klien tentang asuransi yang harus diterimanya bila terjadi suatu musibah, memastikan kepada siapa harus menuntutnya dan kepada siapa yang berhak menerima asuransi tersebut.

b. Data-data inspeksi properti meliputi :

Tanggal pemeriksaan. Setiap pemeriksaan yang dilakukan harus dicatat sebagai monitoring inspeksi selanjutnya.
Tujuan dan hasil pemeriksaan. Melakukan pencatatan secara rinci hasil pemeriksaan lapangan.

c. Kondisi dan potensi pengembangan properti meliputi :

Spesifikasi konstruksi. Meliputi jenis konstruksi, rincian material dan fasilitas bangunan.
Tata letak bangunan. Apakah sudah sesuai dengan konsep estetika dan memenuhi standar design yang diharapkan sesuai dengan penggunaan properti tersebut.
Perencanaan tambahan yang diperlukan. Untuk potensi pengembangan di masa yang akan datang diperlukan analisis data yang mendukung rencana tersebut, seperti trend pendapatan yang meningkat dan terbatasnya penawaran yang ada.

d. Photo-photo :

Photo-photo ini harus senantiasa yang terakhir terutama setelah adanya perubahan-perubahan.

e. Bestek (Building Plan) dan pemeliharaan :

Setiap manajer harus memiliki denah bangunan perlantai dari properti yang dikelolanya. Denah tersebut menjelaskan setiap perubahan- perubahan yang memperoleh persetujuan.

Untuk jenis fasilitas bangunan lainnya seperti pendingin udara (AC), gambar instalasi mengenai tata cara pemeliharaan dan spesifikasinya harus senantiasa disimpan. Sehingga jika diperlukan setiap saat bisa dilakukan perbaikan ataupun penggantian dengan mempelajari secara seksama apa yang ada dalam bestek tersebut.

Bahkan di negara-negara maju sekarang setiap gedung memiliki building plan dalam bentuk komputerisasi yang memuat informasi begitu rinci menyangkut keseluruhan gedung/bangunan.

f. Persetujuan mengenai data perencanaan :

Dalam aspek ini meliputi rincian mengenai persetujuan data-data perencanaan yang telah diperoleh.

g. Data alamat :

Daftar yang berisi alamat dan nomor telpon dari klien, pengacara klien, penyewa, pengelola dan kontraktor serta pemasok / relasi untuk setiap properti harus didata dan diperbaharui apabila ada perubahan.

h. Kontrak manajemen :

Salinan dari setiap kontrak manajemen atau surat pengangkatan klien dengan rincian tugas yang harus dilaksanakan harus disimpan dengan baik.

i. Kontrak pemeliharaan :

Hal ini berkaitan dengan para pemasok pelayanan atau pemeliharaan untuk fasilitas bangunan seperti lift, AC dan fasilitas bangunan lainnya.

j. Kontrak kerja karyawan :

Kontrak ini berhubungan dengan kegiatan administrasi umum untuk korespondensi mengenai properti yang akan dikelola.